Registro de lote completo antes de la revisión, no durante ella

No siempre el registro llega en blanco a la revisión. Muchas veces llega casi completo: falta la identificación del equipo usado en una etapa, una pesada se anotó al final del turno, una firma de verificación quedó para después, un resultado en proceso se transcribió a mano desde el impreso. Cada vacío parece pequeño. Sumados, dejan a la revisión de calidad reconstruyendo lo que pasó en lugar de verificar lo que se registró.

Registro completo no es lo mismo que registro revisado. La revisión confirma que el registro es correcto. No debería ser el momento en que el registro se completa. Cuando la revisión empieza a completar el registro, el lote puede aprobarse con información reconstruida después de la ejecución.

Qué pide la norma, y cuándo

El 21 CFR 211.188 exige que el registro de producción y control de cada lote contenga "complete information relating to the production and control of each batch" (información completa sobre la producción y el control de cada lote). La lista incluye la documentación de que cada etapa significativa se realizó, con fechas, identidad de los equipos principales y líneas usados, identificación de cada lote de componente o material en proceso, pesos y medidas, resultados de control en proceso y de laboratorio, inspección del área de envasado y etiquetado antes y después del uso, rendimiento real y porcentaje del rendimiento teórico, muestreos realizados e identificación de quién ejecutó y de quién supervisó o verificó cada etapa significativa.

El contenido esperado viene del registro maestro. El 21 CFR 211.186 define lo que debe contener el registro maestro de producción y control, y el 211.188(a) exige que el registro del lote incluya una reproducción exacta del registro maestro aplicable, verificada, fechada y firmada. Si el registro maestro no prevé el campo, es difícil que el registro del lote lo traiga.

El momento viene del 21 CFR 211.192: todos los registros de producción y control deben ser revisados y aprobados por la unidad de calidad "before a batch is released or distributed" (antes de que el lote sea liberado o distribuido), y cualquier discrepancia sin explicación debe investigarse a fondo, extendiendo la investigación a otros lotes que puedan estar asociados.

En Brasil, la RDC 658/2022 de ANVISA establece, en el Art. 124, que los registros deben realizarse o completarse siempre que se realice una acción, de modo que todas las actividades significativas de fabricación sean trazables. El Art. 125 exige que toda alteración se firme y feche y permita leer la información original. Para sistemas computarizados, la IN 134/2022 establece, en el Art. 32: "Para os registros que dão suporte à liberação dos lotes, deve ser possível gerar impressões indicando se algum dos dados foi alterado desde a sua inserção original" (los registros que respaldan la liberación de lotes deben permitir impresiones que indiquen si algún dato fue alterado desde su ingreso original); y, en el Art. 33, un audit trail basado en riesgo para alteraciones y eliminaciones relevantes a las Buenas Prácticas de Fabricación.

Las dos lecturas coinciden: el registro se hace cuando ocurre la etapa, y la revisión y aprobación del registro de lote ocurren sobre un registro que ya está completo.

Dónde suele quedar incompleto el registro

En la práctica, los vacíos se repiten en pocos puntos:

• Equipo no identificado. La etapa está registrada, pero no dice en qué equipo o línea se hizo. Sin eso, no hay cómo vincular el lote con el estado de limpieza, calibración o mantenimiento de ese equipo.
• Valor anotado después. La pesada o el parámetro se anotó en borrador y se pasó al registro al final del turno. El valor puede ser correcto, pero dejó de ser contemporáneo.
• Verificación sin verificador. La etapa exige segunda persona, y el campo de verificación está vacío o se firmó después, por alguien que no presenció la ejecución.
• Resultado transcrito. El resultado en proceso o de laboratorio se copió del impreso o del instrumento, y el registro de lote no remite al dato original.
• Desviación sin vínculo. Hubo un evento durante el lote, pero el registro no hace referencia a la investigación que el 211.188(b)(12) exige que conste.

Ninguno de estos puntos depende de mala fe. Suelen aparecer cuando el registro acepta llenarse después.

Qué muestran las cartas de la FDA sobre la revisión

Dos cartas de advertencia recientes, listadas en las referencias, ayudan a ver el efecto en la revisión.

Una carta de julio de 2026 [ref. 5] a un fabricante de medicamentos de venta libre en la India, entre otros puntos, registra "multiple discrepancies between the source data in your analytical data books and the final values reported in your batch manufacturing records or certificates of analysis" (múltiples discrepancias entre el dato de origen de los cuadernos analíticos y los valores finales reportados en los registros de fabricación del lote o en los certificados de análisis) y afirma que la unidad de calidad "signed off on these records without ensuring the consistency and accuracy of the data" (aprobó esos registros sin asegurar la consistencia y exactitud de los datos). La misma carta señala que la empresa "failed to make the required entries in your equipment logbooks to reflect the use of multiple instruments for the specific batch release tests performed" (no hizo las anotaciones exigidas en los logbooks de los equipos para reflejar el uso de varios instrumentos en las pruebas de liberación del lote).

En una carta de abril de 2026 [ref. 4] a un fabricante de medicamentos terminados, bajo el 21 CFR 211.192, la FDA afirma: "Your QU failed to perform investigations into OOS results obtained during trial injections" (la unidad de calidad no investigó resultados fuera de especificación obtenidos en inyecciones de prueba). Bajo el 21 CFR 211.160(a), señala la falta de un procedimiento escrito para revisar audit trails y datos analíticos crudos "to ensure data reliability for batch release" (para asegurar la confiabilidad de los datos para la liberación del lote).

En ambos casos hubo revisión, pero sobre un registro que no contenía, o no vinculaba con el original, todo lo que se generó. La integridad del dato en planta se trata en ALCOA+ en planta.

Aviso o bloqueo

La distinción que más pesa en el diseño del sistema es entre avisar y bloquear.

Un aviso informa que el campo está vacío y deja seguir la etapa. Un bloqueo impide que la etapa se concluya, o que el registro pase a revisión, mientras el campo obligatorio no sea llenado por quien tiene entrenamiento vigente en el POE de esa etapa.

Donde el registro electrónico de lote exige la identificación del equipo antes de iniciar la etapa, la verifica contra el estado del equipo, captura el valor del instrumento con operador y hora y no deja que el registro pase a revisión con un campo obligatorio vacío o una desviación sin vínculo, la revisión verifica un registro completo. Eso no garantiza el cumplimiento por sí solo, ni sustituye la revisión de la unidad de calidad. Lo que cambia es que el vacío aparece durante la ejecución, cuando todavía se puede corregir con la información original, y no en la revisión. Con el registro completo en la ejecución, la revisión puede concentrarse en las excepciones, como se describe en revisión por excepción.

El exceso de bloqueos también tiene costo: si cada campo detiene la operación, el turno empieza a esquivar el sistema. Conviene definir los bloqueos por evaluación de riesgo, a partir de las etapas que el registro maestro trata como críticas, y dejar el resto como aviso.

Pregunta para el próximo lote

En el último registro de lote revisado, ¿cuántas correcciones hizo la revisión y cuántas de ellas podría haber exigido el sistema durante la ejecución?

Si la mayoría de las correcciones son identificación de equipo, firma de verificación o valores anotados después, la revisión está completando el registro, y la aprobación se apoya en esa reconstrucción.

Referencias

1. eCFR — 21 CFR 211.186, Master production and control records
2. eCFR — 21 CFR 211.188, Batch production and control records
3. eCFR — 21 CFR 211.192, Production record review
4. FDA — Warning letter, Ava Inc., 14/04/2026
5. FDA — Warning letter, Dabur India Limited, 24/07/2026
6. ANVISA — RDC 658/2022, Buenas Prácticas de Fabricación de medicamentos (portugués)
7. ANVISA — IN 134/2022, sistemas computarizados (portugués)