Registro de lote completo antes da revisão, e não durante ela

Nem sempre o registro chega à revisão em branco. Muitas vezes chega quase completo: falta a identificação do equipamento usado numa etapa, uma pesagem foi lançada no fim do turno, uma assinatura de verificação ficou para depois, um resultado em processo foi transcrito à mão a partir do impresso. Cada lacuna parece pequena. Somadas, deixam a revisão da qualidade tentando reconstruir o que aconteceu, em vez de conferir o que foi registrado.

Registro completo não é o mesmo que registro revisado. A revisão confirma que o registro está correto. Ela não deve ser o momento em que o registro fica completo. Quando a revisão passa a completar o registro, o lote pode ser aprovado com base em informação reconstruída depois da execução.

O que a regra pede, e quando

O 21 CFR 211.188 pede que o registro de produção e controle de cada lote contenha "complete information relating to the production and control of each batch" (informação completa sobre a produção e o controle de cada lote). A lista inclui a documentação de que cada etapa significativa foi realizada, com datas, identidade dos equipamentos principais e das linhas usadas, identificação de cada lote de componente ou material em processo, pesos e medidas, resultados de controle em processo e de laboratório, inspeção da área de embalagem e rotulagem antes e depois do uso, rendimento real e percentual do rendimento teórico, amostragens realizadas e identificação de quem executou e de quem supervisionou ou verificou cada etapa significativa.

O conteúdo esperado vem do registro mestre. O 21 CFR 211.186 define o que o registro mestre de produção e controle deve conter, e o 211.188(a) pede que o registro do lote traga uma reprodução exata do registro mestre aplicável, conferida, datada e assinada. Se o registro mestre não prevê o campo, o registro do lote dificilmente vai trazê-lo.

O momento vem do 21 CFR 211.192: todos os registros de produção e controle devem ser revisados e aprovados pela unidade da qualidade "before a batch is released or distributed" (antes da aprovação do lote ou da distribuição), e qualquer discrepância sem explicação deve ser investigada a fundo, com a investigação estendida a outros lotes que possam estar associados.

No Brasil, a RDC 658/2022 diz, no Art. 124, que os registros "devem ser realizados ou completados sempre que uma ação for realizada", de modo que todas as atividades significativas da fabricação sejam rastreáveis. O Art. 125 pede que toda alteração seja assinada e datada e permita ler a informação original. Para sistemas computadorizados, a IN 134/2022 diz, no Art. 32: "Para os registros que dão suporte à liberação dos lotes, deve ser possível gerar impressões indicando se algum dos dados foi alterado desde a sua inserção original"; e, no Art. 33, trilha de auditoria baseada em risco para alterações e exclusões relevantes às Boas Práticas de Fabricação.

As duas leituras convergem: o registro é feito quando a etapa acontece, e a revisão e aprovação do registro de lote acontecem sobre um registro que já está completo.

Onde o registro costuma ficar incompleto

Na prática, as lacunas se repetem em poucos pontos:

• Equipamento não identificado. A etapa está registrada, mas não diz em qual equipamento ou linha foi feita. Sem isso, não há como ligar o lote ao status de limpeza, de calibração ou de manutenção daquele equipamento.
• Valor lançado depois. A pesagem ou o parâmetro foi anotado em rascunho e passado ao registro no fim do turno. O valor pode estar certo, mas deixou de ser contemporâneo.
• Verificação sem verificador. A etapa exige segunda pessoa, e o campo de verificação está vazio ou foi assinado depois, por quem não acompanhou a execução.
• Resultado transcrito. O resultado em processo ou de laboratório foi copiado do impresso ou do instrumento, e o registro de lote não aponta para o dado original.
• Desvio sem vínculo. Houve uma ocorrência durante o lote, mas o registro não referencia a investigação que o 211.188(b)(12) pede que conste.

Nenhum desses pontos depende de má-fé. Costumam surgir quando o registro aceita ser preenchido depois.

O que as cartas da FDA mostram sobre a revisão

Duas cartas de advertência recentes, listadas nas referências, ajudam a ver o efeito na revisão.

Uma carta de julho de 2026 [ref. 5] a um fabricante de medicamentos isentos de prescrição na Índia registra "multiple discrepancies between the source data in your analytical data books and the final values reported in your batch manufacturing records or certificates of analysis" (várias discrepâncias entre o dado de origem dos cadernos analíticos e os valores finais reportados nos registros de fabricação do lote ou nos certificados de análise) e afirma que a unidade da qualidade "signed off on these records without ensuring the consistency and accuracy of the data" (aprovou esses registros sem assegurar a consistência e a exatidão dos dados). A mesma carta aponta que a empresa "failed to make the required entries in your equipment logbooks to reflect the use of multiple instruments for the specific batch release tests performed" (deixou de fazer os lançamentos exigidos nos logbooks dos equipamentos para refletir o uso de vários instrumentos nos testes para aprovação do lote).

Em uma carta de abril de 2026 [ref. 4] a um fabricante de medicamentos acabados, sob o 21 CFR 211.192, a FDA afirma: "Your QU failed to perform investigations into OOS results obtained during trial injections" (a unidade da qualidade deixou de investigar resultados fora de especificação obtidos em injeções de teste). Sob o 21 CFR 211.160(a), aponta a falta de procedimento escrito para revisar trilhas de auditoria e dados analíticos brutos "to ensure data reliability for batch release" (para assegurar a confiabilidade dos dados para a aprovação do lote).

Nos dois casos, a revisão aconteceu, mas sobre um registro que não trazia, ou não ligava ao original, tudo o que foi gerado. O tema da integridade do dado no chão está em ALCOA+ no chão.

Aviso ou bloqueio

A distinção que mais pesa no desenho do sistema é entre avisar e bloquear.

Um aviso informa que o campo está vazio e deixa a etapa seguir. Um bloqueio impede que a etapa seja concluída, ou que o registro siga para revisão, enquanto o campo obrigatório não for preenchido por quem tem treinamento vigente no POP daquela etapa.

Onde o registro eletrônico de lote exige a identificação do equipamento antes de iniciar a etapa, confere essa identificação contra o status do equipamento, captura o valor do instrumento com operador e horário e não deixa o registro seguir para revisão com campo obrigatório vazio ou desvio sem vínculo, a revisão passa a conferir um registro completo. Isso não garante conformidade por si só, nem substitui a revisão da unidade da qualidade. O que muda é que a lacuna aparece durante a execução, quando ainda é possível corrigi-la com a informação original, e não na revisão. Com o registro completo na execução, a revisão pode se concentrar nas exceções, como descrito em revisão por exceção.

Bloqueio demais também tem custo: se cada campo trava a operação, o turno passa a contornar o sistema. Vale definir os bloqueios por avaliação de risco, a partir das etapas que o registro mestre trata como críticas, e deixar o restante como aviso.

Pergunta para o próximo lote

No último registro de lote revisado, quantas correções foram feitas pela revisão, e quantas delas o sistema poderia ter exigido durante a execução?

Se a maior parte das correções for identificação de equipamento, assinatura de verificação ou valor lançado depois, a revisão está completando o registro, e a aprovação se apoia nessa reconstrução.

Referências

1. eCFR — 21 CFR 211.186, Master production and control records
2. eCFR — 21 CFR 211.188, Batch production and control records
3. eCFR — 21 CFR 211.192, Production record review
4. FDA — Warning letter, Ava Inc., 14/04/2026
5. FDA — Warning letter, Dabur India Limited, 24/07/2026
6. ANVISA — RDC 658/2022, Boas Práticas de Fabricação de Medicamentos
7. ANVISA — IN 134/2022, sistemas computadorizados