Aprovação do lote pela unidade da qualidade: a assinatura precisa mostrar o que foi revisado

Aprovação do lote pela unidade da qualidade: a assinatura precisa mostrar o que foi revisado

Na aprovação do lote, o modo de falha costuma não ser a assinatura que falta. Costuma ser a assinatura que está lá, no prazo, sobre um dossiê que a unidade da qualidade (QU) não teve como revisar por inteiro: um desvio ainda aberto, um resultado fora de especificação (OOS) sem investigação concluída, um dado de instrumento que não ficou retido. No registro, o lote parece aprovado com critério. Na prática, a decisão foi tomada sobre uma parte da evidência.

Quando isso aparece numa inspeção, raramente é tratado como atraso de documentação. É tratado como falha de supervisão da QU. E um sistema eletrônico de aprovação não muda essa conclusão por si só: ele só ajuda se a assinatura ficar vinculada à evidência que a QU de fato viu.

O que a norma pede da QU

A distinção que vale fazer cedo: aprovar o lote não é uma etapa administrativa no fim da produção. Nos termos do 21 CFR 211.22(a), a unidade de controle de qualidade tem a responsabilidade e a autoridade de aprovar ou rejeitar o produto, e a autoridade de revisar os registros de produção para assegurar que não houve erros ou que os erros foram investigados por completo. O 211.22(d) acrescenta que essas responsabilidades e procedimentos precisam estar por escrito e ser seguidos.

O 211.192 detalha o que entra nessa revisão: todos os registros de produção e de controle, incluindo os de embalagem e rotulagem, são revisados e aprovados pela unidade da qualidade antes de o lote seguir para distribuição. Qualquer discrepância sem explicação, ou qualquer falha do lote em atender às especificações, é investigada a fundo, inclusive em outros lotes que possam ter sido afetados, e a investigação fica registrada por escrito.

E o 211.188 define o que precisa existir para que essa revisão seja possível: o registro de produção e controle do lote com a informação completa, incluindo a identificação de quem executou e de quem supervisionou diretamente ou conferiu cada etapa significativa, e as investigações feitas.

Lidos juntos, os três pontos dizem algo simples: a QU só pode aprovar o que conseguiu revisar, e só consegue revisar o que o registro de lote guardou por completo.

Onde a aprovação costuma perder a evidência

As cartas de advertência recentes da FDA repetem um padrão. Três exemplos de 2025 e 2026 ajudam a separar os mecanismos.

Registro revisado sem estar completo. Em uma carta de outubro de 2025 [ref. 1], a FDA aponta que a QU não assegurou a revisão dos registros de produção e controle quanto à completude e à exatidão (211.192), os procedimentos escritos para investigar discrepâncias, o controle de mudanças (change control) e a revisão periódica de produto. O que falta ali não é um documento a mais. É a revisão que deveria sustentar a decisão sobre o lote.

Aprovação com investigação pendente. Em uma carta de novembro de 2025 [ref. 2], a QU deixou de revisar adequadamente os registros de produção antes da aprovação: resultados OOS sem investigação, reprocessamento e falhas na reconciliação de rótulos. São três eventos que deveriam bloquear a decisão até estarem resolvidos, e que ficaram fora do que a QU olhou.

Dado que não ficou para ser revisto. Em uma carta de maio de 2026 [ref. 3], os dados de um instrumento eram apagados automaticamente quando o computador era desligado, de modo que não havia registro de que a QU tivesse revisado esses dados. A mesma carta cita a senha do instrumento colada no computador, a ausência de trilha de auditoria (audit trail) e a falta de procedimento para reter os registros eletrônicos. Aqui a falha começa antes da QU: o dado não chegou ao dossiê.

Nas duas últimas cartas, a FDA pede, entre as ações de correção, uma revisão completa e final de cada lote e da informação relacionada antes da decisão da QU sobre o lote. É a mesma exigência do 211.192, dita como plano de ação.

O que o sistema precisa garantir antes da assinatura

Na minha leitura, um fluxo eletrônico de aprovação do lote só ajuda a QU se tiver três propriedades.

1. Verificação de completude antes da assinatura. O sistema reúne aquilo de que a decisão depende: registro de lote eletrônico (EBR) com todas as etapas executadas e conferidas, desvios e investigações vinculados ao lote e encerrados (ou com justificativa formal para seguir), resultados de controle de qualidade, dados de monitoramento ambiental quando aplicável, reconciliação de materiais e rótulos. Se um item obrigatório está aberto, a assinatura de aprovação não fica disponível. A decisão de seguir com uma pendência existe, mas como caminho controlado de exceção, com responsável e justificativa registrados.

2. Separação de papéis e revisão por segunda pessoa. Quem executou a etapa não é quem a confere, e quem conferiu a produção não é quem aprova o lote pela QU. O 211.188 já pede a identificação de quem executou e de quem supervisionou diretamente ou conferiu cada etapa significativa. O sistema precisa impedir que o mesmo usuário ocupe os dois papéis no mesmo registro, e não só registrar quando isso acontece.

3. Assinatura com significado e com o que foi visto. Pelo 21 CFR 11.50, o registro eletrônico assinado mostra o nome de quem assinou, a data e a hora, e o significado da assinatura (revisão, aprovação, responsabilidade), também em qualquer forma legível por pessoas (tela ou impressão). Isso é o mínimo. O que torna a assinatura útil numa inspeção é ela estar ligada à versão exata do dossiê revisado: quais desvios, quais resultados, qual versão do registro de lote. Se o dossiê muda depois da assinatura, a mudança aparece na trilha de auditoria e a aprovação volta para revisão.

Nada disso substitui a QU com autoridade e recursos para recusar um lote. O sistema torna visível o que foi revisado; a decisão continua sendo da QU.

Quando a aprovação só parece rigorosa

O modo de falha mais discreto não é o lote aprovado com pendência explícita. É a aprovação que parece rigorosa no indicador. Os sinais que vale olhar:

• o tempo entre o fim da produção e a aprovação do lote cai, enquanto o número de desvios abertos por lote sobe
• desvios encerrados no mesmo dia da aprovação do lote, com frequência maior que no resto do mês
• revisão de lote feita sobre um relatório consolidado, sem acesso direto aos dados originais do instrumento
• assinaturas de execução e conferência do mesmo usuário em etapas críticas, mesmo que poucas
• registros alterados depois da aprovação sem que a aprovação tenha sido refeita

Nesses casos, a aprovação está mais rápida porque a revisão ficou mais rasa, e não porque o processo melhorou.

Antes de dizer que a aprovação tem evidência

• A assinatura de aprovação do lote fica bloqueada enquanto houver desvio ou investigação aberta vinculada ao lote, ou só aparece um aviso?
• Dá para mostrar, para um lote do mês passado, exatamente quais documentos e dados a QU tinha diante de si quando assinou?
• O sistema impede que a mesma pessoa execute e confira a mesma etapa crítica?
• Os dados de instrumento que entram na decisão ficam retidos com trilha de auditoria, ou a QU revisa um resumo?
• Uma alteração no registro depois da aprovação reabre a aprovação?

Na sua planta, no último lote aprovado, a QU assinou sobre o dossiê completo ou sobre o que estava pronto na hora?

Referências

• [ref. 1] FDA — Warning letter a fabricante de medicamentos acabados, 30/10/2025
• [ref. 2] FDA — Warning letter a fabricante de medicamentos acabados, 12/11/2025
• [ref. 3] FDA — Warning letter a fabricante de medicamentos acabados, 14/05/2026
• 21 CFR 211.22, 211.188 e 211.192 (texto vigente no eCFR); 21 CFR 11.50.