Aprobación del lote por la unidad de calidad: la firma tiene que mostrar lo que se revisó

Aprobación del lote por la unidad de calidad: la firma tiene que mostrar lo que se revisó

En la aprobación del lote, el modo de falla no suele ser la firma que falta. Suele ser la firma que está ahí, a tiempo, sobre un expediente que la unidad de calidad (QU) no pudo revisar por completo: una desviación todavía abierta, un resultado fuera de especificación (OOS) sin investigación concluida, un dato de instrumento que no quedó retenido. En el registro, el lote parece aprobado con criterio. En la práctica, la decisión se tomó sobre una parte de la evidencia.

Cuando esto aparece en una inspección, rara vez se trata como un retraso de documentación. Se trata como una falla de supervisión de la QU. Y un sistema electrónico de aprobación no cambia esa conclusión por sí solo: solo ayuda si la firma queda vinculada a la evidencia que la QU realmente vio.

Lo que la norma pide a la QU

Una distinción que conviene hacer temprano: aprobar el lote no es una etapa administrativa al final de la producción. En los términos del 21 CFR 211.22(a), la unidad de control de calidad tiene la responsabilidad y la autoridad de aprobar o rechazar el producto, y la autoridad de revisar los registros de producción para asegurar que no hubo errores o que los errores se investigaron por completo. El 211.22(d) añade que esas responsabilidades y procedimientos deben estar por escrito y cumplirse.

El 211.192 detalla lo que entra en esa revisión: todos los registros de producción y de control, incluidos los de envase y etiquetado, son revisados y aprobados por la unidad de calidad antes de que el lote pase a distribución. Cualquier discrepancia sin explicación, o cualquier falla del lote en cumplir las especificaciones, se investiga a fondo, incluso en otros lotes que puedan haberse visto afectados, y la investigación queda registrada por escrito.

Y el 211.188 define lo que tiene que existir para que esa revisión sea posible: el registro de producción y control del lote con la información completa, incluida la identificación de quien ejecutó y de quien supervisó directamente o verificó cada etapa significativa, y las investigaciones realizadas.

Leídos juntos, los tres puntos dicen algo simple: la QU solo puede aprobar lo que pudo revisar, y solo puede revisar lo que el registro de lote guardó por completo.

Dónde la aprobación suele perder la evidencia

Las cartas de advertencia recientes de la FDA repiten un patrón. Tres ejemplos de 2025 y 2026 ayudan a separar los mecanismos.

Registro revisado sin estar completo. En una carta de octubre de 2025 [ref. 1], la FDA señala que la QU no aseguró la revisión de los registros de producción y control en cuanto a su integridad y exactitud (211.192), los procedimientos escritos para investigar discrepancias, el control de cambios (change control) ni la revisión periódica de producto. Lo que falta ahí no es un documento más. Es la revisión que debería sustentar la decisión sobre el lote.

Aprobación con investigación pendiente. En una carta de noviembre de 2025 [ref. 2], la QU no revisó adecuadamente los registros de producción antes de la aprobación: resultados OOS sin investigación, reprocesamiento y fallas en la conciliación de etiquetas. Son tres eventos que deberían bloquear la decisión hasta resolverse, y que quedaron fuera de lo que la QU revisó.

Dato que no quedó para ser revisado. En una carta de mayo de 2026 [ref. 3], los datos de un instrumento se borraban automáticamente cuando se apagaba la computadora, de modo que no había registro de que la QU hubiera revisado esos datos. La misma carta cita la contraseña del instrumento pegada en la computadora, la ausencia de pista de auditoría (audit trail) y la falta de un procedimiento para retener los registros electrónicos. Aquí la falla empieza antes de la QU: el dato no llegó al expediente.

En las dos últimas cartas, la FDA pide, entre las acciones correctivas, una revisión completa y final de cada lote y de la información relacionada antes de la decisión de la QU sobre el lote. Es la misma exigencia del 211.192, expresada como plan de acción.

Lo que el sistema tiene que asegurar antes de la firma

A mi entender, un flujo electrónico de aprobación del lote solo ayuda a la QU si tiene tres propiedades.

1. Verificación de completitud antes de la firma. El sistema reúne aquello de lo que depende la decisión: registro de lote electrónico (EBR) con todas las etapas ejecutadas y verificadas, desviaciones e investigaciones vinculadas al lote y cerradas (o con justificación formal para continuar), resultados de control de calidad, datos de monitoreo ambiental cuando corresponda, conciliación de materiales y etiquetas. Si un ítem obligatorio está abierto, la firma de aprobación no queda disponible. La decisión de continuar con una pendiente existe, pero como camino controlado de excepción, con responsable y justificación registrados.

2. Separación de funciones y revisión por una segunda persona. Quien ejecutó la etapa no es quien la verifica, y quien verificó la producción no es quien aprueba el lote por la QU. El 211.188 ya pide la identificación de quien ejecutó y de quien supervisó directamente o verificó cada etapa significativa. El sistema tiene que impedir que el mismo usuario ocupe las dos funciones en el mismo registro, y no solo registrarlo cuando ocurre.

3. Firma con significado y con lo que se vio. Según el 21 CFR 11.50, el registro electrónico firmado muestra el nombre de quien firmó, la fecha y la hora, y el significado de la firma (revisión, aprobación, responsabilidad), también en cualquier forma legible por personas (pantalla o impresión). Eso es lo mínimo. Lo que hace útil la firma en una inspección es que esté vinculada a la versión exacta del expediente revisado: qué desviaciones, qué resultados, qué versión del registro de lote. Si el expediente cambia después de la firma, el cambio aparece en la pista de auditoría y la aprobación vuelve a revisión.

Nada de esto sustituye a una QU con autoridad y recursos para rechazar un lote. El sistema hace visible lo que se revisó; la decisión sigue siendo de la QU.

Cuando la aprobación solo parece rigurosa

El modo de falla más discreto no es el lote aprobado con una pendiente explícita. Es la aprobación que parece rigurosa en el indicador. Las señales que conviene revisar:

• el tiempo entre el fin de la producción y la aprobación del lote baja, mientras el número de desviaciones abiertas por lote sube
• desviaciones cerradas el mismo día de la aprobación del lote, con más frecuencia que en el resto del mes
• revisión de lote hecha sobre un informe consolidado, sin acceso directo a los datos originales del instrumento
• firmas de ejecución y verificación del mismo usuario en etapas críticas, aunque sean pocas
• registros modificados después de la aprobación sin que la aprobación se haya rehecho

En estos casos, la aprobación es más rápida porque la revisión se volvió más superficial, y no porque el proceso mejoró.

Antes de afirmar que la aprobación tiene evidencia

• ¿La firma de aprobación del lote queda bloqueada mientras haya una desviación o investigación abierta vinculada al lote, o solo aparece un aviso?
• ¿Puede usted mostrar, para un lote del mes pasado, exactamente qué documentos y datos tenía la QU delante cuando firmó?
• ¿El sistema impide que la misma persona ejecute y verifique la misma etapa crítica?
• ¿Los datos de instrumento que entran en la decisión quedan retenidos con pista de auditoría, o la QU revisa un resumen?
• ¿Una modificación en el registro después de la aprobación reabre la aprobación?

En su planta, en el último lote aprobado, ¿la QU firmó sobre el expediente completo o sobre lo que estaba listo en ese momento?

Referencias

• [ref. 1] FDA — Warning letter a un fabricante de medicamentos terminados, 30/10/2025
• [ref. 2] FDA — Warning letter a un fabricante de medicamentos terminados, 12/11/2025
• [ref. 3] FDA — Warning letter a un fabricante de medicamentos terminados, 14/05/2026
• 21 CFR 211.22, 211.188 y 211.192 (texto vigente en eCFR); 21 CFR 11.50.